Produktivität - Mein aktuelles Setup 2023

Ich bin ein großer Fan von Produktivität. Zumindest theoretisch, in der Praxis habe ich Schwierigkeiten mit der Umsetzung. Ich schiebe das bisher darauf, dass ich noch keinen Prozess gefunden habe, welcher zu mir passt.

Das ist gleichzeitig meine Ausrede, warum ich alle möglichen Tools und Prozesse ausprobiere. Über meinen letzten Versuch mit Obsidian habe ich ja bereits im Blogpost Ich dachte, ich liebe Obsidian geschrieben. Aber auch davor habe ich quasi alle bekannten Tools ausprobiert, beispielsweise Evernote, Notion, OneNote oder ein physisches Notizbuch*. Erfolglos.

Und jetzt? Ich hab keine Ahnung. Ich beschreibe hier für verschiedene Bereich mein aktuelles Setup und meinen Prozess, aber auch meine Schwierigkeiten. Eventuell hilft dir das weiter, oder du hast gute Ideen für mich.

Nach wie vor nutze ich derzeit noch Google Apps. Das ist hauptsächlich durch andere Familienmitglieder begründet, aber irgendwann wird sich das ändern. Wobei ich auch sagen muss, Google Mail funktioniert bei mir traumhaft. Mein Ziel für das Postfach: Inbox Zero. E-Mails werden entweder direkt bearbeitet, oder auf einen späteren Zeitpunkt verschoben, bis sie relevant werden.

Kalender

Und da hört der funktionierende Teil meines Prozesses schon auf. Für Termine nutze ich Google Kalender, gemeinsam mit meiner Freundin. Das funktioniert noch halbwegs. Ich trage fleißig Termine ein. Wann ich wo arbeite, aber auch Termine wie Arzttermine oder Veranstaltungen. Funktioniert. Aber auch Dinge, die ich mir vornehme: Sport am Morgen und Abend, Lesen vor dem Schlafengehen. Das... steht da drin. Aber eigentlich wird es nicht umgesetzt, da es nur Vorsätze sind. Fliegt also raus.

Aufgaben

Ähnlich ergeht es meiner Aufgabenliste, für die ich Todoist verwende. Am Tool liegt es nicht, eher auch an meiner Verwendung. Frei nach Getting things done* pflege ich dort alle Aufgaben ein, auch wiederkehrende. Müll wegbringen, Putzen, ... Tolle Vorsätze, die ich selten umsetze. Zumindest nicht in der geplanten Regelmäßigkeit, wie ich sie gerne hätte und wie ich sie plane. Ich bin einfach kein Mensch regelmäßiger Routinen, weshalb ich damit einfach nicht klar komme. Wird also auch rausfliegen und meine ToDo Liste wird nur die speziellen Aufgaben beinhalten.

Mal schauen, ob ich dann wenigstens eine sinnvolle Umgehensweise damit implementieren kann. Wir werden es sehen.

Listen und Termine sind vergleichsweise einfach. Die Organisation bei diesen ist noch relativ einfach. Aber jetzt kommen wir zur Königsdisziplin: Dokumente und Notizen. Auch hier, handelt es sich also um zwei getrennte Themen, die aber zusammenpassen.

Dokumente

Heutzutage bekommt man über verschiedene Quellen verschiedene Dokumente. E-Mails, Kundenportale und physisch. Diese sollen im Idealfall gemeinsam und systematisch abgelegt werden. Bisher habe ich dazu den modernen Leitz-Ordner* verwendet. Beziehungsweise mehrere für verschiedene Themenbereich. Aber man musste sie einheften, in den richtigen Ordner, an die richtige Stelle. Oder man wirft sie auf den Stapel, der dann zur Steuererklärung mühsam sortiert werden muss. Das macht ein Suchen dann schwierig und selbst wenn einsortiert auch nervig.

Mit dem neuen Job habe ich das Glück gute Mitarbeiterpreise zu bekommen und habe mir direkt einen Dokumentenscanner (Brother ADS-2700W*) bestellt. Zu dem Gerät wird es noch einen eigenen Beitrag geben. Der Vorteil: Egal welches Format, man steckt die Papiere in den Einzug, drückt zwei Tasten und schon wird der Dokumentenstapel durchgescannt. Ich scanne dabei direkt auf einen Netzwerkordner auf meinem Synology NAS. Anschließend wird entweder am PC oder Notebook eine Texterkennung über die Dokumente geworfen, sie ordentlich benannt (YYYYMMDD-Beschreibung-Quelle[-Steuer].pdf). Das Datum ist das Dokumentendatum, nicht das Scandatum, Beschreibung macht klar, worum es geht und Quelle ist der Absender. Optional kommt noch ein -Steuer daran, damit ich schnell alle Dokumente für die Steuererklärung finde.

Das funktioniert nun seit einigen Monaten super und ich bin hoch zufrieden. Dokumente digitalisieren, sortieren und dann den physischen Teil in den Schredder. Rein digitale Dokumente werden heruntergeladen und auch einsortiert. Alles an einem Ort, alles schnell zu finden - auch dank OCR.

Notizen

Für Notizen und Aufschriebe habe ich inzwischen einiges ausprobiert. Inzwischen merke ich, dass das Tool der Wahl gar nicht das Problem ist. Diese Erkenntnis hilft mir aber schon weiter. Das Tool ist gar nicht wichtig, im Gegenteil ist es eher eine Ablenkung. Wichtiger ist, dass ich es gar nicht gewohnt bin Gedanken festzuhalten. Bisher habe ich all mein Wissen in meinem Kopf, das hat auch weitestgehend gut geklappt. Das bindet aber auch Kapazitäten und verhindert eine Reflektion meines Wissens. Ich erhoffe mir eigentlich viele Vorteile durch die Erfassung meiner Gedanken.

Jetzt muss ich das nur noch irgendwie in meinen Alltag integrieren, ohne mich durch Tools einzuschränken. Wenn ich an einem Computer bin, dann ist das relativ einfach für mich. Ich setze auf zukunftssichere und durchsuchbare Markdown Dateien. Der Editor ist hier egal, ich schwanke noch zwischen Typora und Sublime Text. Letzterer ist flexibler nutzbar, auch für andere Tätigkeiten.

Jetzt muss ich mir nur angewöhnen, dass ich immer ein Dokument offen habe, um dort Notizen mitzuschreiben. Diese müssen regelmäßig aufgeräumt und sortiert werden, am Besten auf dem NAS. Fühlt sich nach mehr Aufwand an, ist aber auf lange Sicht sicher ein Gewinn.

Und unterwegs? Gerade dort kommen mir viele Ideen, die ich gerne festhalten möchte. Ich denke über zwei Möglichkeiten nach: Sprachnotizen und Notizzettel - beides auf dem Smartphone. Papier vergisst man mitzunehmen und nervt nur. Ich werde hier wohl einfach eine App ausprobieren, mit der man kurze Notizen und Sprachnotizen aufnehmen kann. Diese müssen dann natürlich wieder übertragen werden, aber eine bessere Idee habe ich aktuell nicht. Noch nicht.

Perfekt ist das noch nicht. Gerade die mobilen Notizen gefallen mir so noch nicht ganz, ich möchte mit der App aber erstmal testen. Eventuell wechsle ich auch hier noch auf etwas, was mit dem NAS kompatibel ist.

Bis dahin werde ich aber versuchen mich an das System zu gewöhnen und es tatsächlich einzusetzen. Man darf gespannt sein. Hast du ein funktionierendes Produktivitäts-System?